Hinweisgebersystem

1. Wer sollte ein internes Whistleblower-Programm einrichten?

Das Whistleblower-Gesetz verpflichtet eine lange Reihe von Unternehmen und Behörden zur Einrichtung eines internen Whistleblower-Programms.

Der Hauptzweck eines internen Whistleblower-Programms besteht darin, Whistleblowern Schutz zu bieten, die dazu beitragen, Gesetzesverstöße oder andere schwerwiegende Angelegenheiten aufzudecken. Das Whistleblower-Gesetz beinhaltet, dass gegen Whistleblower keine Repressalien ausgeübt werden können.

Das Whistleblower-Gesetz schreibt unter anderem vor, dass alle privaten Unternehmen, Behörden, Stiftungen, Vereine und freien Einrichtungen mit 50 bis 249 Beschäftigten bis zum 17. Dezember 2023 ein internes Whistleblower-Programm einrichten sollen, an das sich die Beschäftigten mit Beschwerden wenden können. Für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern sollte die Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Whistleblower-Programms bereits ab dem 17. Dezember 2021 erfüllt sein.

Die Pflicht zur Einrichtung eines internen Whistleblower-Programms besteht erst, wenn ein Unternehmen in den letzten vier Quartalen durchschnittlich 50 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt hatte. Dies gilt allerdings nicht für neu geschaffene Arbeitsplätze, bei denen eine Zählung für vier volle Quartale nicht möglich ist.

Bei der Berechnung der Anzahl der Beschäftigtern werden alle Beschäftigten berücksichtigt, die für ihre Tätigkeit im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ein Entgelt erhalten. Dies bedeutet, dass auch Teilzeitbeschäftigte, junge Arbeitnehmer usw. einbezogen werden müssen.

2. Wer kann Meldungen an ein internes Whistleblower-Programm vornehmen?

Die Personengruppe „Arbeitnehmer“

Nach dem Whistleblower-Gesetz ist ein Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtet, ein internes Whistleblower-Programm einzurichten, bei dem Beschäftigte Hinweise melden können. Dies beinhaltet die Anforderung, dass der Arbeitgeber den Mitarbeitern das interne Whistleblower-Programms zur Verfügung stellen muss. Umgekehrt besteht für den Arbeitgeber keine Verpflichtung, das Whistleblower-Programm auch anderen Personengruppen zugänglich zu machen. Es bleibt dem einzelnen Unternehmen überlassen, ob es die Nutzung des Programms auch anderen Personengruppen als den Beschäftigten ermöglichen möchte.

Der Begriff des Arbeitnehmers ist weit auszulegen. Unter den Begriff Arbeitnehmer fallen in erster Linie Vollzeitbeschäftigte, jedoch auch Teilzeitbeschäftigte, Zeitarbeitnehmer und Leiharbeiter.

Andere Personengruppen

Der Arbeitgeber ist lediglich verpflichtet, das Whistleblower-Programm den Beschäftigten des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Der Arbeitgeber kann jedoch auch anderen Personengruppen die Nutzung des Programms gestatten. Das Whistleblower-Gesetz selbst listet eine Reihe von Personengruppen auf, darunter:

• Selbstständige Gewerbetreibende
• Aktionäre und Mitglieder der Geschäftsleitung, des Vorstands etc.
• Freiwillige
• Praktikanten
• Ehemalige Mitarbeiter 

Es besteht keine Voraussetzung, dass den oben genannten Personengruppen das interne Whistleblower-Programm zur Verfügung gestellt werden muss. Wenn sich der Arbeitgeber jedoch dazu entscheidet, sind diese Personen in gleichem Maße vor Repressalien geschützt wie die Beschäftigten.

Der Arbeitgeber kann das Whistleblower-Programm über die aufgeführten Personengruppen hinaus auch auf andere Personen ausweiten. Diese Personen genießen jedoch keinen Schutz nach dem Whistleblower-Gesetz, unabhängig davon, dass ihnen das Whistleblower-Programm zur Verfügung gestellt wird.

3. Anforderungen an ein internes Whistleblower-Programm

Einrichtung einer internen Whistleblower-Stelle

Wenn der Arbeitgeber verpflichtet ist, ein internes Whistleblower-Programm einzurichten, ist es eine Voraussetzung, dass der Arbeitgeber eine interne Whistleblower-Stelle einrichtet. Bei der internen Whistleblower-Stelle muss es sich um eine unparteiische Person oder Abteilung handeln, die die Meldungen entgegennimmt und Kontakt zum Whistleblower hat. Die Unparteilichkeit der Whistleblower-Stelle impliziert, dass die Whistleblower-Stelle die Meldungen objektiv behandeln muss.

Es obliegt dem einzelnen Arbeitgeber, die Person(en) oder Abteilung zu benennen, die die Aufgaben ausführen. Die Funktion kann beispielsweise bei einem oder mehreren HR-Mitarbeitern, Rechtsberatern oder einem Vorstandsmitglied angesiedelt sein. Eine Unabhängigkeit von der Betriebsleitung – organisatorisch oder finanziell – ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Die mit der Bearbeitung der Meldungen beauftragten Mitarbeiter können gleichzeitig auch andere Funktionen am Arbeitsplatz wahrnehmen und andere Aufgaben ausführen. Von entscheidender Bedeutung ist jedoch, dass die Unabhängigkeit der Whistleblower-Stelle in ihrer Funktion gewährleistet ist. Dies bedeutet unter anderem, dass einem benannten Mitarbeiter grundsätzlich keine Weisungen erteilt werden dürfen, wie er mit bestimmten Meldungen umgehen und diese weiterverfolgen soll.

Ein Arbeitgeber hat grundsätzlich die Möglichkeit, die Funktion einer Whistleblower-Stelle einem Dritten zu übertragen. Der Arbeitgeber kann beispielsweise einen externen Anwalt oder eine andere Drittpartei damit beauftragen, als Whistleblower-Stelle zu fungieren und die Verantwortung für die Verwaltung des Whistleblower-Programms zu übernehmen.

Die Aufgaben der Whistleblower-Stelle

Die Whistleblower-Stelle hat die Aufgabe, das Whistleblower-Programm zu verwalten und durchzuführen. Dazu nimmt sie Meldungen entgegen, hält den Kontakt zum Whistleblower aufrecht, verfolgt Meldungen weiter und gibt dem Whistleblower Feedback.

Verschwiegenheitspflicht der Whistleblower-Stelle und der Zugang zur Weitergabe

Ein internes Whistleblower-Programm muss so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers gewährleistet ist.

Die Whistleblower-Stelle unterliegt hinsichtlich der Informationen zur Identität des Whistleblowers und der in der Meldung enthaltenen Angaben der Vertraulichkeit nach dem Whistleblower-Gesetz. Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auch auf Personen außerhalb der Whistleblower-Stelle, die im Zusammenhang mit einer rechtmäßigen Weitergabe Kenntnis von Informationen über die Identität des Whistleblowers und in der Meldung enthaltene Informationen erhalten.

Missachten die Whistleblower-Stelle oder andere Personen, die im Rahmen einer rechtmäßigen Weitergabe Kenntnis von vertraulichen Informationen erlangen, die Verschwiegenheitspflicht grob fahrlässig oder vorsätzlich, kann ihnen ein Bußgeld auferlegt werden.

Nur in bestimmten Sonderfällen darf die Whistleblower-Stelle Informationen weitergeben, die eine Identifizierung des Whistleblowers ermöglichen. Die Whistleblower-Stelle kann beispielsweise ohne Einwilligung des Whistleblowers Informationen über dessen Identität an Behörden weitergeben, wenn die Weitergabe der Aufklärung von Rechtsverstößen dient oder um die Verteidigungsrechte betroffener Personen zu gewährleisten.

Darüber hinaus können Informationen immer dann weitergegeben werden, wenn der Whistleblower der Weitergabe zustimmt.

4. Schutz nach dem Whistleblower-Gesetz

Von dem Whistleblower-Gesetz kann nicht zum Nachteil des Whistleblowers abgewichen werden. Dies bedeutet, dass ein Whistleblower nicht wirksam auf die ihm gesetzlich zustehenden Rechte verzichten kann. Ein Whistleblower kann beispielsweise nicht wirksam auf den Schutz vor Repressalien verzichten.

Voraussetzung für den Schutz ist allerdings, dass der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung von der Richtigkeit der Informationen überzeugt war, und dass die Meldung Sachverhalte betrifft, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Personen, die wissentlich falsche Informationen melden oder veröffentlichen, genießen jedoch keinen gesetzlichen Schutz.

Der gesetzliche Schutz bedeutet in erster Linie, dass der Whistleblower umfassenden Schutz vor Repressalien genießt. Unter Repressalien wird jede Form der nachteiligen Behandlung als Reaktion auf eine Meldung oder Veröffentlichung verstanden. Von dem Begriff umfasst sind unter anderem Suspendierung, Entlassung, Degradierung, Aufgabenübertragung, Versetzung, Schikanen und jegliche Disziplinarmaßnahmen.

Whistleblower-Programm von Codex Advokater

Codex Advokater unterstützt sowohl große als auch kleine Unternehmen bei der Einrichtung und Verwaltung von Whistleblower-Programmen. Dabei arbeiten wir mit der dänischen Whistleblower Software zusammen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Ihren Mitarbeitern maximale Sicherheit und Vertraulichkeit garantiert.